Không chỉ dừng ở đóng góp vai trò trong những tổ chức hành chính nhà nước, vị trí của văn thư lưu trữ là rất cần thiết đối với bất kỳ doanh nghiệp, tổ chức nào trong kỷ nguyên số.

Quản lý, sắp xếp văn bản đi và đến trong doanh nghiệp

Công tác văn thư lưu trữ gồm các nội dung như quản lý và xử lý văn bản đi, quản lý xử lý văn bản đến, soạn thảo ban hành văn bản, quản lý sử dụng con dấu, lập hồ sơ… Vai trò đầu tiên của công tác văn thư lưu trữ đó là góp phần đảm bảo, cung cấp thông tin, tư liệu cho các hoạt động.

Có một phần giấy tờ quan trọng phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp cần phải lưu trữ. Hơn nữa, bản gốc, bản chính của những giấy tờ này có giá trị pháp lý cao và là căn cứ để xác nhận một sự việc. Do đó, việc lưu trữ bảo quản những tài liệu này là rất cần thiết.

Chuẩn bị tài liệu cho các kế hoạch, báo cáo

Hơn nữa, không ít người có suy nghĩ rằng công việc được giao đã giải quyết xong là hết trách nhiệm. Họ chưa ý thức được sự cần thiết của việc lưu trữ các tài liệu làm cơ sở, tiền đề, hoặc căn cứ cho các công việc sau này. Những văn bản này có thể là tài liệu phục vụ cho việc dự báo, so sánh, lập kế hoạch,…

Do đó, việc giữ gìn bảo quản tài liệu, văn bản đi đến qua các thời kì một cách cẩn thận, khoa học sẽ hỗ trợ rất nhiều trong mọi hoạt động của doanh nghiệp.

Lưu hành và thông báo các tài liệu trong doanh nghiệp

Công tác văn thư lưu trữ không chỉ đơn thuần là các công việc giấy tờ không quan trọng.

Công tác văn thư lưu trữ hiệu quả sẽ giúp cho việc chuyển giao các văn bản đến đúng thời gian, các phòng ban chuyên môn có thể giải quyết và xử lý công việc đúng thời hạn, phát hành văn bản đi kịp thời, tra cứu thông tin, tài liệu một cách nhanh chóng nhờ hệ thống lưu trữ khoa học. Từ đó, giúp nâng cao hiệu suất giải quyết và xử lý công việc.

Sự phát triển của khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin dẫn đến sự xuất hiện của các văn bản điện tử. Giấy tờ văn bản đi đến cùng với các văn bản, tài liệu điện tử này đều cần được quản lý một cách thống nhất trên một hệ thống. Các phần mềm quản lý tài liệu, văn bản ngày càng được áp dụng nhiều hơn giúp cho doanh nghiệp đảm bảo được tính chính xác, kịp thời và hiệu quả mà lại tiết kiệm rất nhiều chi phí vận hành và nhân lực.

Tóm lại, công tác văn thư, lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức, đặc biệt là các doanh nghiệp trong thời đại công nghệ, vốn phải xử lý lượng lớn thông tin trên các văn bản. Điều này góp phần bảo đảm thông tin và cung cấp tài liệu phục vụ kịp thời cho các hoạt động.