Văn thư lưu trữ đối với nhiều người không nắm rõ thông tin thường cho rằng chỉ là một công việc văn phòng đơn giản, không có gì vất vả, chỉ ngồi làm việc với đống giấy tờ, sổ sách.

Sự thực, dưới sự phát triển của kinh tế và các loại hình dịch vụ, văn thư lưu trữ ở nhiều quốc gia là một nghề đông nguồn nhân lực ở cả khu vực nhà nước và tư nhân. Nghề có sự cạnh tranh rất cao đòi hỏi tính chuyên môn cao, đòng thời là những kỹ năng cần thiết đi kèm trong bộ máy vận hành của một văn phòng bất kỳ.

Tại sao nhân viên văn thư cần biết thêm kỹ năng khác?

Công việc văn thư liên quan đến việc đảm bảo một văn phòng hoạt động trơn tru. Nó liên quan đến các công việc hàng ngày của một văn phòng, chẳng hạn như quản lý tài liệu đi và đến, trả lời điện thoại, lên lịch hẹn, làm fax và nộp hồ sơ, giấy tờ trong ngày.

Nhân viên văn thư và thư ký cần phải có kỹ năng tốt về văn thư. Những vị trí này liên quan đến việc thực hiện phần lớn nhiệm vụ hàng ngày của văn phòng.

Trong khi một số người sử dụng các chức danh công việc thay thế cho nhau, nhân viên văn thư và thư ký thực sự khác biệt với trợ lý hành chính. Các trợ lý hành chính thường cần một bằng đại học, và phải có nhiều trách nhiệm hơn, bao gồm các dự án mũi nhọn và đôi khi thậm chí là quản lý các nhóm.

Ngược lại, các thư ký và phụ trách sổ sách không cần đào tạo quá mức bằng cấp trung cấp (mặc dù có các chương trình giáo dục đại học tập trung vào công việc văn thư và thư ký văn phòng). Họ quản lý các hoạt động hàng ngày của một văn phòng, nhưng thường không có trách nhiệm quản lý.

Những kỹ năng cần thiết của một nhân viên văn thư

Thư ký và nhân viên văn thư làm việc trong nhiều ngành khác nhau, bao gồm tài chính, kinh doanh, y học, chính phủ, luật và nhiều hơn nữa. Một số vị trí này đòi hỏi kỹ năng cụ thể. Tuy nhiên, có những kỹ năng cơ bản cần thiết cho gần như mọi vị trí thư ký hay văn thư cần có.

1. Kỹ năng sắp xếp, tổ chức

Sắp xếp hồ sơ, tài liệu là một ví dụ về kỹ năng tổ chức nhưng không xa với kỹ năng duy nhất. Bộ phận nhân sự yêu cầu kỹ năng quản lý thời gian và mọi công việc văn phòng hiệu quả hơn khi họ có ai đó trong nhóm có thể đưa dự án lớn vào quan điểm và ủy nhiệm các nhiệm vụ cần thiết để đưa nó hoàn thành.

2. Nhập dữ liệu

Nhập dữ liệu là một trong những kỹ năng văn phòng cơ bản nhất mà mọi người thường cần có. Nó có thể đòi hỏi phải điền vào biểu mẫu, sao chép hoặc quản lý danh sách gửi thư và tài liệu, trong số những thứ khác. Nhiều nhà tuyển dụng sẽ thích các ứng cử viên giỏi về kỹ năng đánh máy hoặc sẽ yêu cầu tốc độ đánh máy tối thiểu để đủ điều kiện cho vị trí đó.

3. Kế toán

Nhiều nghề nghiệp văn thư sẽ đòi hỏi một mức độ kỹ năng kế toán vừa phải. Kế toán một khi yêu cầu một khả năng tính toán cao, nhưng ngày nay các yêu cầu đã thay đổi, và một máy tính có thể là kỹ năng toán học duy nhất bạn cần.

4. Khả năng ngoại ngữ

Điều này đã trở nên phổ biến cho các nhà tuyển dụng mong đợi nhân viên văn phòng cao cấp của họ thành thạo trong ít nhất một ngoại ngữ. Biết ngoại ngữ sẽ giúp cho việc quản lý, trao đổi và làm việc với các tài liệu có nguồn gốc từ nước ngoài dễ dàng hơn rất nhiều. Bên cạnh đó, nhân viên cũng tiếp cận các công cụ, phần mềm soạn thảo và quản lý đơn giản hơn.

5. Giao tiếp ứng xử tốt

Có khả năng tương tác với công chúng là một kỹ năng văn thư quan trọng khác. Một số vị trí sẽ yêu cầu các cuộc trò chuyện trực tiếp thường xuyên, chẳng hạn như dịch vụ khách hàng, trong khi nhu cầu khác gần như sử dụng điện thoại liên tục đòi hỏi một giọng nói rõ ràng, mạnh mẽ. Làm thế nào bạn có thể đối phó với những người khác nên được xem xét chính khi tìm kiếm việc làm trong các lĩnh vực văn thư nhất định.

6. Kỹ năng tin học

Máy vi tính và Internet đã trở thành một phần không thể thiếu của hầu hết các văn phòng, và khả năng sử dụng máy tính một cách hiệu quả đã dần dần trở thành yếu tố lớn nhất trong các kỹ năng văn thư. Điều quan trọng là phải hiểu cách phần mềm năng suất như bảng tính hoặc chương trình xử lý văn bản hoạt động, và nhiều công việc văn phòng cũng sẽ yêu cầu bạn sử dụng trình duyệt web cho ít nhất một phần thói quen hàng ngày của bạn.