Bản mô tả công việc là một phần quan trọng với bất kỳ vị trí nào trong một đơn vị, tổ chức. Văn thư lưu trữ cũng nằm trong số đó, nó đòi hỏi khả năng quản lý và sắp xếp tài liệu cũng như một số hoạt động khác trong văn phòng.

I. Mô tả công việc vị trí Nhân viên văn thư lưu trữ

Không chỉ gắn bó với giấy tờ, sổ sách, nhân viên văn thư lưu trữ sẽ thực hiện nhiều công việc khác nhau đòi hỏi tính chuyên môn cũng như kinh nghiệm.

Nhiệm vụ/ trách nhiệm của Nhân viên văn thư lưu trữ bao gồm:

Mẫu mô tả công việc 1 bao gồm các nhiệm vụ sau:

1. Thực hiện công tác Văn thư lưu trữ
2. Công tác Lễ tân
3. Một số công việc hành chính khác theo sự phân công của Ban Giám đốc Công ty
4. Phân tích, tổng hợp, làm báo cáo
5. Quản lí lưu trữ hồ sơ.
6. Soạn thảo công văn, hợp đồng cho công ty
7. Xủ lí công văn đi, công văn đến
8. Nghiệp vụ hành chính văn phòng khác (đóng dấu, …)

Mẫu mô tả công việc 2 bao gồm các nhiệm vụ sau:

1. Tiếp nhận các văn bản, thư đi, thư đến của công ty.
2. Lưu, sắp xếp hồ sơ, lập danh mục hồ sơ.
3. Trình ký các văn bản cho Giám đốc.
4. Đánh máy văn bản.
5. Các công việc khác khi được sự phân công của Ban giám đốc Công ty.

Dựa trên các nhiệm vụ trên, bạn có thể xây dựng bảng nhiệm vụ chi tiết hàng ngày, hàng tuần, quy trình và hướng dẫn làm việc. Bản mô tả công việc chuẩn cần trích dẫn, phụ thuộc vào bản chức năng nhiệm vụ của phòng ban liên quan.

II. Tiêu chuẩn công việc Nhân viên văn thư lưu trữ

Tiêu chuẩn công việc của Nhân viên văn thư lưu trữ bao gồm: bằng cấp, đào tạo, kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng, tố chất sau đây:

1. Có nhiều năm kinh nghiệm về công tác lưu trữ
2. Có khả năng soạn thảo văn bản, hợp đồng tốt
3. Hiểu biết những quy định của pháp luật
4. Khả năng đánh máy, sử dụng work,exel tốt
5. Nữ, tốt nghiệp từ Cao đẳng trở lên chuyên ngành Văn thư, Lưu trữ hoặc Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng
6. Thành thạo các nghiệp vụ về Văn thư, Lưu trữ
7. Nhanh nhẹn, nhiệt tình, có nguyện vọng gắn bó lâu dài với đơn vị, tổ chức.