Trong công việc văn thư lưu trữ, việc dành thời gian và tiền bạc cho việc in ấn và lưu giữ tài liệu giấy ngày càng được xem là ý tưởng thiếu tính kinh tế. Không chỉ có nguy cơ bị mất tài liệu và bị hư hỏng, mà còn phải giữ chúng trong đống hồ sơ giấy tờ khổng lồ. Rất nhanh thôi, chúng sẽ sớm chất đầy xung quanh văn phòng.

Bằng cách triển khai việc chuyển sang sử dụng hệ thống quản lý tài liệu (DMS) trong các hoạt động, bạn sẽ dành thời gian để cho các lĩnh vực quan trọng khác. Nó cũng an toàn hơn khi tất cả các tài liệu và tệp quý giá của được lưu trữ trong một phần mềm, trái ngược với việc nằm rải rác xung quanh phòng lưu trữ.

Những hệ thống này đã có được vài năm, nhưng giờ trở nên có giá cả rẻ hơn và tiện lợi hơn. Dưới đây là năm trong số các dịch vụ tốt nhất hiện có.

1. Templafy – Giải pháp quản lý tài liệu tất cả trong một

Templafy làm cho nó đơn giản để sử dụng nhiều bộ ứng dụng văn phòng cho nội dung có thương hiệu, nhưng nó có thể mất phí sử dụng.

Nền tảng: Web, máy tính để bàn, thiết bị di động | Tài nguyên được đề cập: Quản lý tài liệu, chỉnh sửa, phản hồi, cộng tác | Dựa trên đám mây: Có | Tích hợp: MS Office |

• Dùng thử miễn phí: Có
• Giao diện dễ sử dụng
• Các ứng dụng di động
• Giá không hề rẻ

Templafy là một trong những công cụ quản lý tài liệu tốt nhất hiện có. Hệ thống này nhằm mục đích tích hợp các bộ phần mềm văn phòng và giải pháp cơ bản được sử dụng bởi các doanh nghiệp hàng ngày.

Nếu có một điều có thể gây phiền toái, thì phải tạo tài liệu thương hiệu bằng phần mềm khác. Điều này có thể trở nên tốn thời gian và phân mảnh, nhưng Templafy có thể giúp bạn.
Với nó, bạn có thể tạo một loạt các tệp trong hệ thống và quản lý chúng từ một nguồn cấp dữ liệu duy nhất. Phần mềm tương thích với một loạt các thiết bị và sử dụng đám mây để cho phép bạn truy cập tất cả tài liệu của mình trên máy tính, máy tính bảng và điện thoại thông minh. Ngoài ra còn có kiểm tra tính tuân thủ tự động và bạn cũng có thể cung cấp phản hồi cho nhân viên một cách dễ dàng.
Tất cả điều này không hề rẻ, giá bắt đầu từ € 299 (£ 270, $ 355) một tháng.

2. M-Files – Phần mềm tài liệu phát hiện trùng lặp

M-Files có thể quản lý hầu hết các tài liệu và giúp tránh trùng lặp

Nền tảng: Web, di động | Tài nguyên bao gồm: Quản lý tài liệu, chỉnh sửa, phân tích trùng lặp | Dựa trên đám mây: Có | Tích hợp: MS Office, Salesforce CRM |

• Dùng thử miễn phí: 30 ngày
• Tích hợp tiện dụng nhiều tài khoản
• Ứng dụng di động
• Bạn có thể quá giới hạn

M-Files cung cấp cho bạn một hệ thống để giúp quản lý tài liệu (một cách tự nhiên), cải thiện luồng công việc nội bộ và đảm bảo thông tin quan trọng được giữ an toàn mọi lúc.

Có một kho lưu trữ cho rất nhiều tệp và bạn có thể dễ dàng tìm thấy chúng theo khách hàng, dự án, ngày, trạng thái hoặc các tiêu chí khác.

Phần mềm này nhằm mục đích tránh trùng lặp – nó khá phổ biến để kết thúc với hai bản sao của cùng một báo cáo, hoặc có thể nhiều hơn. M-Files sẽ cảnh báo bạn nếu một tài liệu đã được lưu hai lần bằng cách phân tích tên và dữ liệu dự án.
Bạn cũng có được một số tích hợp tuyệt vời, bao gồm Microsoft Office và Salesforce CRM.

3. MasterControl Document Control – DMS tập trung vào việc

MasterControl Document Control được các cơ quan quản lý trên khắp thế giới tin cậy

Nền tảng: Máy tính để bàn, thiết bị di động | Tài nguyên bao gồm: Quản lý tài liệu, cộng tác, chỉnh sửa | Dựa trên đám mây: Có | Tích hợp: Không |

• Dùng thử miễn phí: Miễn phí
• Hỗ trợ tải xuống các tài nguyên
• Tối ưu hóa trên di động
• Hỗ trợ bởi các nhà quản lý

Trong các tổ chức lớn, thường có các quy trình và quy định được đưa ra để đảm bảo các tài liệu tuân thủ các nguyên tắc của công ty. Nhưng khi bạn có một tấn tập tin, nó có thể tạo ra khó khăn để làm theo các quy tắc như vậy.
MasterControl, được sử dụng bởi một số cơ quan quản lý lớn nhất thế giới, là phần mềm kiểm soát tài liệu nhằm giải quyết các quy định và tiêu chuẩn phức tạp trên toàn cầu.
Nó nhằm mục đích giảm chi phí tuân thủ và tăng hiệu quả nội bộ. Hệ thống hoàn toàn tự động định tuyến, phân phối, leo thang và phê duyệt các tài liệu quan trọng. Nó có một kho lưu trữ tập trung, an toàn, nơi bạn có thể lưu trữ và tìm kiếm các tệp thông tin kinh doanh.

4. XaitPorter – Cộng tác dựa trên đám mây vào thời điểm tốt nhất

XaitPorter cung cấp sự linh hoạt và hợp tác cho các tài liệu trên nhiều định dạng khác nhau

Nền tảng: Máy tính để bàn, thiết bị di động | Tài nguyên bao gồm: Quản lý tài liệu, cộng tác, chỉnh sửa | Dựa trên đám mây: Có | Tích hợp: Microsoft Office, Oracle, Salesforce, SharePoint, Dropbox |

• Dùng thử miễn phí: chỉ khả dụng bản Demo
• Điện toán đám mây được tối ưu hóa
• Các tính năng cộng tác thông minh
• Theo dõi quản lý biểu mẫu

Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp đám mây để tạo tài liệu, thì bạn chắc chắn nên xem XaitPorter.

Điều tuyệt vời về hệ thống này là nó cực kỳ linh hoạt. Bạn có thể cộng tác và làm việc trên các tài liệu với đồng nghiệp cùng một lúc và bạn có thể dễ dàng chia sẻ phản hồi với nhau. Nó cũng quản lý tất cả các khía cạnh của quy trình làm việc, do đó bạn không phải lo lắng về việc định dạng, đánh số và bố cục.

XaitPorter cũng có một số thủ thuật hữu ích trên mặt tích hợp. Phần mềm này có thể hoạt động với Salesforce, Oracle, SAS, Microsoft Office và Dynamics, SharePoint, OpenText và Dropbox. Và nó hiện đang được sử dụng bởi khoảng 45.000 công ty trên toàn cầu.

5. Dokmee – Phần mềm bảo mật để quản lý tài liệu kinh doanh

Dokmee cung cấp DMS đám mây, máy tính để bàn và thiết bị di động nhưng bạn có thể là người dùng tốt nhất với đăng ký nhiều người dùng

Nền tảng: Máy tính để bàn, thiết bị di động | Tài nguyên được bảo vệ: Quản lý tài liệu, lưu trữ | Dựa trên đám mây: Có | Tích hợp: Chỉ với phiên bản Pro |

• Dùng thử miễn phí: 30 ngày
• Các tính năng tự động hóa
• Tập trung vào sản phẩm bảo mật
• Các tiện ích mở rộng có thể mất phí

Dokmee đặt hiệu quả và bảo mật nên đầu tiên, cung cấp một số dịch vụ quản lý tài liệu mà bạn có thể chọn. Dokmee Desktop chỉ dành cho một người dùng ($ 249, £ 190), nhưng cung cấp hầu hết thông tin và chức năng tìm kiếm, cộng với các tính năng tổ chức và chia sẻ, và hầu hết chức năng chỉnh sửa (lưu để kiểm soát phiên bản).

Nếu bạn muốn tận dụng tất cả các tính năng, bao gồm cả các khả năng bảo mật quan trọng, thì bạn sẽ cần phải cân nhắc Dokmee Professional, cho phép nhiều người dùng và một loạt các tích hợp như Microsoft Office Add-ins (cho Word, Excel và Outlook).

Ngoài ra còn có một phiên bản đám mây nổi bật của DMS, mặc dù bạn sẽ cần liên hệ với nhà cung cấp để biết giá về gói này và gói Pro. Một lợi ích hơn nữa là một ứng dụng di động miễn phí có sẵn cho các thiết bị iOS, Android và Windows.